So klappt’s mit dem Steuerberater: Zeit und Geld sparen durch effektive Zusammenarbeit
Büroarbeit ist für viele Handwerker ein notwendiges Übel, das irgendwie erledigt werden muss. Dafür wird eine Handwerkersoftware angeschafft. Damit werden die Aufträge bearbeitet und vor allem Angebote und Rechnungen geschrieben. Sehr wichtig und zeitsparend ist aber auch die Verbindung zur Buchhaltung. Das wird sehr oft leider nicht beachtet.
Der Steuerberater bestimmt die Zusammenarbeit
Einmal im Monat gehen die notwendigen Unterlagen, häufig noch im Pendelordner, zum Steuerberater. Er erledigt die Buchführung, erstellt monatlich die Umsatzsteuervoranmeldung und die BWA und zum Jahresende den Jahresabschluss samt Steuererklärung. Er gibt vor, wie die Zusammenarbeit zu erfolgen hat, kennt aber häufig weder die Abläufe im Betrieb noch die Möglichkeiten der HW-Software. Für ihn steht die Buchhaltung im Vordergrund.
Steuerberater und Handwerker leben in verschiedenen Welten
Das ist für den Handwerker oft von Nachteil. Vorhandene Schnittstellen werden nicht genutzt, Arbeiten werden doppelt erledigt und wichtige Dinge bleiben auf der Strecke. Je besser die beiden einander verstehen, umso effektiver lässt sich die Zusammenarbeit gestalten. Vordringlich geht es um vier Bereiche:
- Umgang mit den Ausgangsrechnungen
- Umgang mit den Eingangsrechnungen
- Übergabe von Daten und Belegen an die Buchhaltung
- Erfassung und Übergabe der Kontoauszüge
So sollte es laufen
Diese Regeln gelten auch, wenn die Buchhaltung im eigenen Haus stattfindet.
1. Umgang mit Ausgangsrechnungen
Ausgangsrechnungen werden mit der HW-Software erstellt. Die Daten liegen damit digital vor.
Beim Ausdruck der Rechnung sollte automatisch ein PDF erzeugt werden für die eigene Ablage und zur Weitergabe an die Buchhaltung. Damit kann die Rechnung bei Rückfragen auf Knopfdruck eingesehen werden. Gemeinsam mit den Rechnungsdaten wird sie digital an den Steuerberater übergeben (siehe Punkt 3 in diesem Beitrag).
2. Umgang mit Eingangsrechnungen
Auch wenn der Steuerberater anderer Meinung ist: Eingangsrechnungen sind in der HW-Software zu erfassen und von dort an die FiBu weiterzugeben. Das hat immense Vorteile:
- Es bereitet die anschließende Bezahlung der Rechnung vor.
- Über eine Projekt-/Auftragsnummer auf der Rechnung lassen sich die Kosten bei der Erfassung den Projekten/Aufträgen direkt zuordnen. Die Großhandelsrechnungen können mithilfe der HW-Software weitgehend automatisiert abgeholt und verarbeitet werden. Das betrifft vor allem die Zuordnung zu Projekten/Aufträgen und die Preisprüfung. Die Zuordnung ist bei ZUGFeRD-Rechnungen automatisierbar.
- Es ermöglicht eine Preisprüfung über den automatischen Vergleich mit den Bestellungen und Stammdaten.
- Bei Projekten führt das materialseitig zu einer automatischen Begleit- bzw. Nachkalkulation.
- Bei Kundendienstaufträgen wird bei der Abrechnung automatisch der Einkaufspreis angezeigt. Rechnungspositionen können mit Preisaufschlag für eigene Ausgangsrechnungen weiterverwendet werden, Stichwort ZUGFeRD-Rechnung.
- Die Daten können per Schnittstelle an die FiBu übergeben werden (siehe auch Punkt 3).
- Zum Erfassungsvorgang gehört auch das Einscannen der Rechnung ins PDF-Format (ZUGFeRD-Rechnungen liegen bereits als PDF vor). Damit kann sie einfach abgelegt, eingesehen und übergeben werden.
- Sinnvollerweise werden alle Eingangsrechnungen, also nicht nur die der Materiallieferaten, hier erfasst. Die Frage „Was haben wir letztes Mal für die Reifen oder Fahrzeugbeschriftung bezahlt?“ ist dann ohne Durchwühlen von Ordnern oder Anrufen beim Steuerberater zu beantworten.
Werden die Eingangsrechnungen in der FiBu erfasst und nicht in der HW-Software, kommt es zwangsläufig zu Informationsverlusten! So kann die FiBu meist keine Auftragsnummer übergeben. Nahezu alle vorgenannten Vorteile entfallen.
3. Übergabe an die Buchhaltung
Die Zeit des Pendelordners ist endgültig vorbei! Für die Übergabe der Ausgangs- und Eingangsrechnungen an die FiBu gibt es folgende Wege:
3.1 Übergabe der Daten per Schnittstelle als Datei
Zur Vermeidung von Doppelarbeit werden alle erfassten Rechnungen digital als Datensätze in einer Datei per Schnittstelle übergeben. Für den Handwerker ist das kein Mehraufwand. Er kauft einmalig das Modul Datev-Schnittstelle für seine HW-Software und richtet sie ein. Für den Steuerberater entfällt damit die Datenerfassung. Seine Arbeitsersparnis sollte sich in geringeren Gebühren bemerkbar machen.
Je nach Schnittstelle können auch die Belege als PDF übertragen werden. Diese werden mitunter zur Überprüfung benötigt. Damit werden Rückfragen minimiert.
3.2 Übergabe der Daten und Belege an eine digitale Plattform
Wer mit dem Steuerberater die Daten bereits per Schnittstelle austauscht, für den ist es nur mehr ein kleiner Schritt zur Nutzung einer digitalen Plattform.
Die Datev bietet dafür die Lösung „Beleg2Buchung“. Damit werden die Buchungsdaten verknüpft mit den Belegen im PDF-Format als ZIP-Datei ins Datev-Archiv übertragen. Der Steuerberater liest die Datei ein und hat zugleich Zugriff auf sämtliche Belege. Das Archiv erfüllt zugleich die steuerlichen Anforderungen an die digitale Archivierung von Belegen. Aus unserer Sicht stellt das zurzeit die effektivste Form der Zusammenarbeit dar.
4. Erfassung und Übergabe der Kontoauszüge
Die Kontoauszüge im Betrieb sind vor allem für diese Aufgaben von Bedeutung:
a) OP-Verwaltung und Mahnwesen
Der aktuelle Stand der Zahlungseingänge bildet dafür für die Basis. Der Handwerker entscheidet, was im Einzelfall passiert – Abwarten, Mahnen oder Ausbuchen.
b) Überwachung der Zahlungseingänge von Abschlagsrechnungen
Bei länger laufenden Baustellen mit Abschlagszahlungen ist die zeitnahe Überwachung des Zahlungseingangs besonders wichtig, weil davon weitreichende Entscheidungen über die Fortführung oder Einstellung der Arbeiten abhängen.
c) Auftragsannahme
Vor der Annahme eines neuen Kleinauftrages (Kundendienst) am Telefon ist es wichtig, auf einen Blick zu sehen, ob der Kunde noch offene Rechnungen hat. Wenn ja, können diese angesprochen und eventuelle Fragen geklärt werden. Von den Antworten hängt es ab, ob neue Aufträge angenommen werden.
Die Wahrnehmung dieser drei wichtigen Aufgaben erfordert möglichst tagesaktuelle Kontoinformationen. Für die Erfassung der Kontoauszüge gibt es drei Möglichkeiten.
4.1 Erfassung in der Software und Übergabe an die FiBu
Diese Vorgehensweise bringt für den Handwerker drei wesentliche Vorteile:
- Aktuelle Zahlungsdaten stehen umgehend zur Verfügung.
- Offene Fragen zu Kundenzahlungen lassen sich direkt klären.
- Insgesamt entsteht hierbei der geringste Arbeitsaufwand für alle Beteiligten.
Daher sollte nach Möglichkeit auch so verfahren werden.
Voraussetzung sind ein entsprechendes Modul der HW-Software und minimale Buchhaltungskenntnisse. Mithilfe des Steuerbüros sind diese schnell erworben. Bei Unsicherheiten hilft ein Dummy-Konto, das im Steuerbüro korrigiert wird. Da für die oben genannten Aufgaben vor allem die Kundenzahlungen relevant sind, werden in der HW-Software auch nur diese verarbeitet. Alle weiteren Positionen des Auszugs werden durchgereicht. Doppelerfassungen werden so vermieden.
Wer so verfährt, nutzt konsequenterweise einen Kontoauszugsmanager. Damit lassen sich die digitalen Kontoauszüge äußerst komfortabel verarbeiten. Die einzelnen Kontobewegungen werden weitgehend automatisch zugeordnet.
Bei der Zahlung von Ausgangsrechnungen wird die dazugehörige Rechnung zielsicher gefunden, auch ohne Angabe der Rechnungsnummer. Meist stehen weitere Suchmöglichkeiten zur Verfügung wie die Rechnungssumme, der Kundenname, das Bauvorhaben. Bei Fehlbeträgen kann der Handwerker sofort entscheiden, wie mit der Differenz zu verfahren ist: Ausbuchen oder Stehenlassen und Mahnen. In der HW-Software stehen alle Dokumente und Vorgänge zur Prüfung zur Verfügung.
Eingangsrechnungen werden oft zu einer Summe zusammengefasst und nicht einzeln überwiesen. Die Handwerkersoftware erkennt die Bündelung, damit können diese Rechnungen auf einen Schlag auf bezahlt gesetzt werden, ohne sie einzeln auszuziffern. Das Steuerbüro hat diese Möglichkeit nicht.
Sonstige Buchungen wie Versicherungen, Miete, Kfz-Kosten, die sich ständig wiederholen, werden im System gespeichert, sodass ab der zweiten Buchung eines Vorgangs Kontenzuordnungen, Beträge etc. automatisch von der HW-Software vorgegeben werden.
Die Zahlungsdaten werden wie die Aus- und Eingangsrechnungen per Schnittstelle an das Steuerbüro übergeben. Die Verschiebung der Arbeit vom Steuerbüro in den Handwerksbetrieb rechtfertigt ein Gespräch mit dem Steuerberater über eine Reduzierung seiner Gebühren.
4.2 Erfassung in der FiBu und Übergabe an die HW-Software
Kann die HW-Software den Kontoauszug nicht erfassen, bietet sich als zweitbeste Lösung die Erfassung in der FiBu an. Der Steuerberater holt sich die digitalen Kontoauszüge und übergibt nach der Erfassung die Zahlungseingänge an die HW-Software.
Bei Zahlungsdifferenzen trifft auch hier der Handwerker die Entscheidung, wie damit zu verfahren ist. Er informiert darüber das Steuerbüro per Anruf oder E-Mail. Die erforderliche Kommunikation verbraucht nochmals kostbare Zeit.
4.3 Erfassung in der FiBu ohne Übergabe an die HW-Software
Die für das Handwerk nachteiligste Lösung ist leider in der Praxis am häufigsten anzutreffen: Die Kontoauszüge werden vom Steuerbüro in der FiBu erfasst, ohne die Zahlungen an die HW-Software zu übergeben. Das hat zur Folge, dass die Bankauszüge im Betrieb noch mal erfasst werden müssen – ein klassischer Fall von Doppelarbeit und hohem Abstimmungsaufwand, was Zeit und Nerven kostet. Das führt nicht selten dazu, dass auf die Erfassung verzichtet wird. Der Betrieb ist dann im Blindflug, ihm stehen keine zeitnahen Zahlungsinformationen zur Verfügung.
Fazit
Die Ausführungen zeigen, dass die HW-Software als führendes System in der Buchhaltung genutzt werden sollte. Hier sind die Daten zu erfassen und an die FiBu zu übergeben. Der umgekehrte Weg birgt für den Handwerker eine Menge Nachteile. Wer im Büro Zeit und Geld sparen will, sollte sich dringend mit dem Thema befassen.
In Zeiten der Hochkonjunktur lässt sich die Arbeit im SHK-Büro kaum bewältigen. Ein Ausweg ist die Straffung der Abläufe. Im Grenzgebiet von HW-Software und FiBu bieten sich dafür Möglichkeiten. Der Artikel eignet sich als Diskussionsgrundlage für ein Gespräch mit dem Steuerberater. Wenn er einen Beitrag zu einer effektiveren Zusammenarbeit leistet, hat er seine Aufgabe erfüllt.
Info
Der Artikel erscheint im Rahmen des Projektes DigiWerk:
Mehr Informationen zur Digitalisierung im SHK-Handwerk unter:
www.HandwerkWirdDigital.de
Dieser Artikel von Gerald Bax, Alex Ditgen und Alfred Jansenberger ist zuerst erschienen in SBZ Ausgabe 17/2021 und SBZ Ausgabe 01/2022. Gerald Bax ist Geschäftsführer der Label Software GmbH. Alex Ditgen ist Geschäftsführer des Handwerksbetriebs Beck-Jacobs GmbH in Düsseldorf. Alfred Jansenberger ist stellv. Geschäftsführer des Fachverbands SHK Nordrhein-Westfalen.
