Marktübersicht: Die wichtigsten Tool-Tracker und Werkzeugmanager

Fragen wie „Wo ist denn schon wieder die Akku-Presszange? Wer hat sie zuletzt benutzt und den Akku nicht geladen? Haben wir alle Geräte für den Arbeitseinsatz dabei?“ stellen sich in vielen Handwerksbetrieben – manchmal mehrmals täglich.

Was früher anhand von Listen nur schwer nachvollziehbar war, beantworten digitale Systeme zur Arbeits- oder Betriebsmittelverwaltung, auch Tool-Tracker oder Werkzeugmanager genannt, in Sekundenschnelle. Aktuelle Standorte, Entleiher und Verfügbarkeiten lassen sich ebenso schnell abfragen wie Wartungstermine und teilweise auch Akku-Ladestände. Diverse Anbieter, darunter einige Werkzeughersteller, offerieren inzwischen entsprechende Lösungen zur Arbeitsmittel- oder Betriebsmittelverwaltung (auch Werkzeug- oder Tool-Tracking genannt). Wie sich die Systeme unterscheiden und worauf man achten sollte, erfahren Sie hier.

Was können Tool-Tracker?

Neben dem Know-how ist die Verfügbarkeit von Werkzeugen und Maschinen ein entscheidender Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit von Handwerksbetrieben. Zudem wird deren Werkzeug- und Maschinenpark immer größer und kostenintensiver. Diesen möglichst optimal zu nutzen und einfach zu verwalten, ist schon aus betriebswirtschaftlichen Gründen zwingend.

Arbeitsmittel, die nicht verfügbar sind, weil sie defekt sind, auf der Baustelle vergessen, verschlampt oder gestohlen wurden, kosten bares Geld. Wer was zuletzt hatte, ließ sich bisher aus handschriftlich geführten Listen oder Excel-Tabellen, die häufig unleserlich und selten aktuell waren, kaum mehr nachvollziehen.

Digitale Betriebsmittel-Verwaltungssysteme versprechen Abhilfe. Sie unterstützen Verantwortliche, die Werkzeug- und Maschinenressourcen eines Unternehmens möglichst intensiv und gewinnbringend zu nutzen, die Produktivität durch eine bessere Verfügbarkeit der Arbeitsmittel zu steigern und nicht zuletzt den Schwund von Werkzeugen durch Diebstahl zu reduzieren.

Alleine dadurch amortisieren sich die Investitionskosten in entsprechende Systeme für Unternehmen ab acht bis zehn Mitarbeitern respektive ab 50 bis 100 Werkzeugen bereits in wenigen Wochen. Per Android- oder iOS-App haben Handwerker wichtige Informationen auch unterwegs immer griffbereit und wissen exakt, wo sich was befindet und wann es verfügbar ist.

Die Funktionsweise ist häufig identisch, die Anwendung einfach: Zunächst wird die eigene Betriebsmittel-Organisationsstruktur in das System eingegeben: Lagerorte, Baustellen, Mitarbeiter etc. Auf alle zu verwaltenden Werkzeuge, Geräte, Maschinen, Werkzeugkoffer etc. wird anschließend jeweils ein Code, Transponder oder Tag aufgebracht.

Dies ermöglicht eine eindeutige Identifikation. Danach wird es über ein spezielles Lesegerät oder eine Smartphone-App erfasst und den entsprechenden Arbeitsmitteln mit ihren spezifischen technischen Daten, Lagerorten, Mitarbeitern, Baustellen etc. zugeordnet. Während Fremdgerätedaten ins System manuell eingegeben werden müssen, haben Tool-Tracker von Werkzeugherstellern die Gerätedaten aktueller Modelle bereits im System hinterlegt.

Wie funktionieren Tool-Tracker?

Betriebsmittel-Verwaltungssysteme bestehen im Wesentlichen aus drei Komponenten: aus dem auf dem Werkzeug oder der Maschine befestigten Identifikations- respektive Trackingmodul, einer Verwaltungssoftware für PC oder Notebook sowie einer mobilen App für Smartphone oder Tablet, mit der Mitarbeiter online den aktuellen Status der Geräte plattformübergreifend, jederzeit und von überall abfragen können.

Bei der Identifikation, Erfassung und Ortung der Arbeitsmittel gibt es wichtige Unterschiede. Für die Arbeitsmittelerfassung stehen verschiedene Technologien zur Verfügung: Neben den bekannten Barcodes und QR-Codes kommen RFID (Radio-frequency Identification), NFC (Near Field Communication) und Bluetooth-Transponder oder Tags in der Stromsparversion BLE (Bluetooth Low Energy) zum Einsatz, teilweise auch parallel.

Jedes System hat seine Vor- und Nachteile im Hinblick auf die Größe, den Energiebedarf, den Lese-Abstand, die Reichweite und nicht zuletzt den Preis pro Arbeitsmittel. Smartphones und Tablets mit installierter App lesen die Code-, Transponder- oder Tag-Daten und senden sie an einen Server in der Cloud, inklusive der Zeit-, Benutzer- und der letzten Lokalisierungsdaten des Arbeitsmittels.

Mit der meist cloudbasierten Verwaltungssoftware können Bestandsmanager alle Arbeitsmittel verwalten, Arbeitseinsätze planen und alle Informationen abrufen, etwa wann die nächsten Wartungstermine, Qualitätsprüfungen, Sicherheitschecks, Funktionstests, Kalibrierungen etc. anstehen. Auch alle autorisierten Mitarbeiter haben mit einer mobilen App für Smartphone und Tablet einen zeit-, orts- und plattformunabhängigen Zugriff auf alle relevanten Informationen – etwa ob alle benötigten Werkzeuge für den nächsten Arbeitseinsatz verfügbar sind. Ist ein Arbeitsmittel nicht auffindbar, lässt es sich über den zuletzt aufgezeichneten Standort lokalisieren.

Sollte während des Einsatzes auf der Baustelle ein Gerät ausfallen, genügt eine Meldung per App und der Bestandsmanager kann sich um Reparatur und Ersatz kümmern. Neben eigenen Arbeitsmitteln werden auch die von Kollegen angezeigt, sodass kurzfristig benötigte Geräte auch untereinander ausgeliehen werden können.

Wie unterscheiden sich die Systeme?

Alle Systeme versprechen, die Produktivität im Arbeitsablauf zu steigern, den Werkzeugschwund auf Baustellen zu reduzieren und teilweise auch die Inventur zu erleichtern. Doch jede Lösung hat ihre Stärken und Schwächen. Neben bekannten Werkzeugherstellern wie Bosch, Dewalt, Hilti, Milwaukee oder Würth gibt es auch Lösungen von Soft- oder Hardwareanbietern wie Finderbox, Tool Tracker.net oder Untouch.

Die meisten nutzen die zunehmende Verbreitung von Smartphones und Tablets auf der Baustelle und die Möglichkeiten der Vernetzung über das mobile Internet. Wer seine Betriebsmitteldaten nicht in der Cloud speichern möchte, kann auch auf nicht cloudbasierte Lösungen zurückgreifen, beispielsweise auf Tool Tracker.net.

Dafür muss allerdings eine lokale Verwaltungssoftware auf dem Büro-PC installiert werden, die regelmäßig aktualisiert werden muss. Mobil erfasste Daten müssen außerdem abgeglichen werden, sobald eine WLAN-Verbindung vorhanden ist.

Betriebsmittel-Verwaltungssysteme werden von einigen Anbietern auch im Servicepaket angeboten, etwa von Würth. Das Paket enthält eine kostenlose Reparatur, Tausch-Akkus, im Reparaturfall kostenlose Leihmaschinen, Mietmaschinen zur Abdeckung von Bedarfsspitzen etc. Starter- oder Basispakete webbasierter Betriebsmittel-Verwaltungssysteme kosten ab 80 Euro (Hardware).

Die Software ist meist kostenfrei. Zu den einmaligen Investitionen kommen laufende monatliche Kosten für den Cloudservice zwischen 20 bis 30 Euro sowie gegebenenfalls Kosten für weitere Transponder/Tags oder Zusatzleistungen hinzu.

Achten sollte man unter anderem darauf, welche Hardware zur Identifikation/Erfassung erforderlich ist, welche Funktionen man tatsächlich braucht und ob die Anzahl der zu verwaltenden Betriebsmittel eventuell begrenzt ist. Schnittstellen zu Buchhaltungs-, ERP- oder PPS-Software, um etwa Geräte und Maschinen leistungs- bzw. projektbezogen abrechnen oder in die betriebliche Auftragsplanung einbinden zu können, sucht man allerdings vergebens. Hier besteht noch Entwicklungsbedarf.

Welche Systeme gibt es?

Nicht alle Anbieter haben am tabellarischen Produktvergleich teilgenommen, deshalb werden wichtige Lösungen im Folgenden kurz beschrieben (ohne Anspruch auf Vollständigkeit).

Finderbox (www.finderbox.net) von IdentPro basiert auf der RFID- und NFC-Technik sowie NFC-fähigen Smartphones, erfasst Werkzeuge und Maschinen und ermöglicht deren rationelle Verwaltung. Wer was wo gerade benutzt, wird ebenso erfasst und dokumentiert wie Umläufe von Betriebsmitteln, was eine vorausschauende Einsatzplanung ermöglicht. Im System hinterlegte Wartungstermine, Wartungsanweisungen und -protokolle helfen, Werte zu erhalten und Arbeitsmittel optimal einzusetzen.

On!Track (www.hilti.de) von Hilti erfasst Betriebsmittel unterschiedlicher Hersteller über spezielle RFID-Transponder mit integriertem Barcode. Diese werden per Hilti RFID-Scanner oder über eine Barcodescanner-App erfasst. Verwaltet werden die Arbeitsmittel über eine Cloudlösung, die sämtliche Daten zentral und synchron speichert, sodass Mitarbeiter alle Daten zeit- und ortsunabhängig abrufen können. Berücksichtigt werden neben Standorten auch Rückgabefristen, Serviceprüfungen oder Zertifikate.

One-Key (www.milwaukeetool.eu) basiert auf Akkugeräten von Milwaukee, die über ein integriertes Bluetooth-Modul verfügen. Das kostenlose Gerätemanagement- und Reportingsystem umfasst auch eine App, mit der benutzerspezifische Geräteprofile wie Drehzahl oder Drehmoment konfiguriert werden können, die über programmierbare Funktionstasten abrufbar sind. Über das Bestandsmanagement lassen sich auch Geräte und Ausrüstung von Fremdherstellern verwalten. Erfasst werden auch Wartungsintervalle oder die Servicehistorie.

Orsy online (www.wuerth.de) von Würth verwaltet Maschinen, Geräte und Betriebsmittel per Barcode/QR-Code und RFID-Technik. Nutzer erhalten auf einen Blick tagesaktuelle Bestandslisten. Außerdem können Intervalle für Sicherheitsprüfungen hinterlegt, Geräte zu Mitarbeitern oder Lagerorten zugeordnet und durchgeführte Investitionen nachvollzogen werden. Geräte aus dem Orsy-fleet-Vertrag sind automatisch hinterlegt, andere Geräte und Maschinen müssen individuell erfasst und verwaltet werden.

Tool Connect (www.dewalt.de) basiert ebenso wie One-Key auf Bluetooth-Chips, die in Akkus der XR-Gerätefamilie von Dewalt mit 2,0 Ah oder 5,0 Ah integriert sind. Mit der Android-/iOS-App Dewalt Tool Connect und bluetoothfähigen Smartphones oder Tablets können die Geräte und deren Einsatz nicht nur verwaltet, sondern auch der Betriebs- und Ladezustand des Akkus überprüft werden. Akkus können zudem per Fernzugriff ein- und ausgeschaltet werden. Damit haben Verwalter jederzeit eine Kontrolle über die Betriebsmittel, Mitarbeiter können Arbeitseinsätze optimal vorbereiten.

TrackMyTools (www.bosch-professional.com) besteht aus batteriebetriebenen Bluetooth-Modulen, der TrackMyTools-App für Mitarbeiter und einer Web-Applikation für Bestandsverwalter. Die Bluetooth-Module werden per Spezialkleber auf Werkzeuge oder Geräte aufgeklebt oder am Kabel befestigt. Die App erkennt das Bluetooth-Signal im Umkreis von bis zu 30 m und sendet es zusammen mit Zeit-, Benutzer- und Lokalisierungsdaten an den Server. Mitarbeiter können so Arbeitsmittel lokalisieren, Defekte melden oder sich mit Kollegen abstimmen, Bestandsmanager Arbeitsmittel verwalten oder Arbeitseinsätze planen.

Tool Tracker.net (www.etiscan.de): Diese mit Barcode und RFID arbeitende Werkzeugverwaltung basiert auf einer lokal installierten PC-Software, sodass sensible Betriebsmitteldaten nicht extern gespeichert werden müssen. Mobile Datenerfassungsgeräte identifizieren die mit Barcode-Klebern oder Transpondern bestückten Werkzeuge und leiten diese Daten entweder direkt per WLAN in die zentrale Erfassung weiter oder speichern sie im Gerät, sobald eine WLAN-Verbindung besteht. Neben speziellen Scannern werden auch Etikettendrucker, Tablets und Fahrzeugterminals offeriert.

UnTouch (www.untouch.de) bzw. ZVTool (www.zvshk.de): Das System UnTouch von Coeln Concept ist für Mitgliedsunternehmen des ZVSHK als „ZVTool“ zu einem Vorzugspreis erhältlich. UnTouch bzw. ZVTool basieren auf preisgünstigen NFC-Tags, die an den zu verwaltenden Betriebsmitteln angebracht und per Smartphone erfasst werden. Die aktuelle Position besonders wertvoller Werkzeuge ist per GPS-Tracker ortbar. Die erfassten Daten werden via mobiler Internetverbindung an die cloudbasierte Verwaltung gesandt. Somit können Mitarbeiter per Webbrowser jederzeit Standorte, Entleiher und Verfügbarkeit abfragen.

Dieser Artikel von Marina Behaneck ist zuerst erschienen in SBZ 18/2018.