Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Software erleichtert die Dokumentation

Die Stechuhr kommt im 21. Jahrhundert zurück und wird verpflichtend. So entschied im letzten Jahr der Europäische Gerichtshof (EuGH) in Luxemburg. Die Mitgliedsstaaten der EU werden daher aufgefordert, Unternehmen zu einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen Zeiterfassungssystem zu verpflichten. Die Umsetzung erfolgt voraussichtlich noch in diesem Jahr. Daher sind alle Unternehmen angehalten, sich frühzeitig mit der Thematik auseinanderzusetzen. Durch Softwareunterstützung, wie der mobilen Zeiterfassung von clockin, wird die Pflichterfüllung deutlich erleichtert.

Die Pflicht kommt branchenübergreifend

Egal ob Handwerks-, Planungs-, Handels- oder Sozialbranche – jedes Unternehmen ist ab der Verabschiedung des Gesetzes verpflichtet, die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter nachvollziehbar zu erfassen. Gerade dann, wenn es sich nicht um einen reinen Bürojob handelt, ist das nicht immer einfach und kann viel Zeit in Anspruch nehmen.

Umso wichtiger ist ein Partner, der sich darauf spezialisiert hat und Hilfe bei der Umsetzung bietet. „Lösungen wie clockin sind einfach in der Bedienung und auch die Erst-Einrichtung ist in der Regel in wenigen Minuten erledigt", sagt Geschäftsführer Frederik Neuhaus. "Jeder Kunde hat nicht nur einen persönlichen Ansprechpartner bei der Bedienung des Systems, sondern wir übernehmen auf Wunsch auch die komplette Ersteinrichtung für die Firmen.“

Was steckt hinter der Software?

Bei der zettellosen Lösung aus Münster handelt es sich um ein App-basiertes System mit Anbindung an ein Büro-Center im Browser-Format. In diesem laufen alle Daten der mobilen Endgeräte zusammen. Hier findet sich somit eine laufend in Echtzeit aktualisierte Übersicht der Kunden, des Personals und ihrer Mobilgeräte.

Unter dem Reiter des jeweiligen Mitarbeiters werden sämtliche Arbeitszeiten aus der App lückenlos aufgelistet. Die Daten können automatisiert an die Lohnbuchhaltung oder den Steuerberater gegeben werden.

„Mit unserem System müssen Mitarbeiter keine Zettel mehr schreiben und der Chef muss diese nicht mehr mühsam einzeln entziffern und in die Excel-Tabelle tippen. Ein großer Vorteil“, so Neuhaus.

Die Monatsabrechnung erfolgt mit einem Klick

Die Mitarbeiter brauchen sich nur vor Ort mit einem Klick in das richtige Projekt/den richtigen Auftrag einbuchen und das clockin-System übernimmt alles Weitere. Pausenzeiten und Fahrzeiten werden sofort ins Büro übermittelt. Der Zeitaufwand, den Mitarbeiter zum Erfassen auf den Stundenzetteln aufbringen mussten, entfällt komplett.

Auch die Zusammenfassung der Arbeitszeit am Monatsende wird per Klick zum Kinderspiel. Eine Nachkalkulation durch projektbezogene Zeiterfassung ist ebenso möglich wie eine automatisierte Datenauswertung. Alle Funktionen des Systems werden den Regelungen des Mindestlohngesetzes sowie den Zollkontrollen gerecht.

Das clockin-System wird monatlich pro Mitarbeiter im Abonnement abgerechnet. Interessierte haben die Möglichkeit, das System 14 Tage unverbindlich und in vollem Umfang zu testen. Die Testphase endet automatisch ohne Bindung.