Abschreibung von Software und Hardware: Diese Möglichkeiten haben Sie
Wie schreiben Unternehmen ihre Hardware und Software ab? Bislang hatten sie zwei Alternativen:
- Abschreibung als Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG): Liegen die Anschaffungskosten für neue Computer oder andere Artikel bei maximal 800 Euro netto, kann die Hardware oder Software im Jahr der Anschaffung komplett abgeschrieben werden.
- Abschreibung über drei Jahre: Die Anschaffungskosten werden über 36 Monate ab Kauf als Abschreibung abgezogen.
Das Problem: Nicht jede Anschaffung fällt unter die GWG-Regelung und andererseits sind drei Jahre für viele Hardware-Käufe eine sehr lange Abschreibungszeit. Daher gibt es seit 2022 neue Abschreibungsmöglichkeiten für Hard- und Software.
Abschreibung von Software und Hardware 2023
Seit dem vergangenen Jahr können Unternehmen ihre Hardware und Software schneller als über die bisherigen drei Jahre abschreiben. Ein Schreiben der Finanzverwaltung erlaubt jetzt ausdrücklich zwei weitere Abschreibungsmöglichkeiten - unabhängig von der Höhe des Kaufpreises. So können Computer, Laptops & Co nun auch abgeschrieben werden:
- Monatsgenaue Abschreibung über zwölf Monate (ein Jahr)
- Sofortabschreibung im Jahr der Anschaffung
Die "alten" Abschreibungsmöglichkeiten werden aber beibehalten.
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Hard- und Software komplett in 2023 abschreiben
Für die komplette Abschreibung von Hardware und Software in 2023 gilt keine Kostenobergrenze mehr. Das heißt, der Kaufpreis muss nicht mehr unter 800 Euro liegen. Wer beispielsweise ein Notebook oder einen Computer für 1.500 Euro beschafft, kann diese Kosten im Jahr der Anschaffung komplett absetzen - unabhängig davon, ob das Gerät im Januar oder im Dezember gekauft wird.
Das hat das Bundesfinanzministerium (BMF) in einem Schreiben ausdrücklich erlaubt. Sinnvoll ist diese Version, wenn Unternehmen viel Umsatz gemacht haben. Um eine Sofortabschreibung handelt es sich laut BMF ausdrücklich nicht.
Nutzungsdauer: Hard- und Software monatlich abschreiben
Die zweite Möglichkeit der Abschreibung ist die monatliche Abschreibung. Dabei wird der Kaufpreis gleichmäßig auf die angenommene Nutzungsdauer aufgeteilt.
Das Bundesfinanzministerium stellt klar, dass es eine "betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr" annimmt. Ab Kauf können Unternehmen ihre Hard- und Software also in zwölf gleichen Monatsbeträgen abschreiben - zum Beispiel von März 2023 bis Februar 2024.
Wahlweise dürfen Unternehmen aber auch die Nutzungsdauer laut Abschreibungstabellen des Finanzamtes zugrundelegen, also drei Jahre bei Hardware und drei bis fünf Jahre bei Software.
In allen Fällen muss das angeschaffte Wirtschaftsgut in das Bestandsverzeichnis aufgenommen werden.
Computer, Laptop & Co: Was kann alles abgeschrieben werden?
Laut BMF sind mit "Hardware" alle Artikel rund um den Computer gemeint, also:
- Computer
- Desktop-PCs
- Notebooks (Laptops, Tablets, Slate Computer, mobile Thin Client)
- Desktop-Thin-Clients
- Workstations
- Dockingstations
- externe Speicher- und Datenverarbeitungsgeräte (Small-Scale-Server)
- externe Netzteile
- Peripheriegeräte (Tastatur, Maus, Kamera, Headset, Festplatte extern, USB-Sticks, Drucker, Beamer, Monitor).
Unter Software versteht das BMF:
- Standard-Software,
- individuelle Software, etwa ERP-Software
Die Regelung gilt für die Wirtschaftsjahre ab 2021. Wer im Jahr 2020 Hard- und Software gekauft hat und als Abschreibungszeitraum drei Jahre angesetzt hatte, darf den kompletten Restbuchwert in 2021 abschreiben. Es ist aber keine Pflicht.
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Sofortabschreibung als Geringwertige Wirtschaftsgüter
Weiterhin bestehen bleibt die Möglichkeit, Hardware als Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) abzuschreiben - unter bestimmten Voraussetzungen:
- Die Anschaffungskosten der GWG dürfen 800 Euro netto (also ohne Umsatzsteuer) nicht überschreiten.
- Die jeweiligen Wirtschaftsgüter müssen für sich alleine nutzbar sein.
Ein Notebook fällt darunter, eine Tastatur jedoch nicht. Auch Software & Co können daher keine geringwertigen Wirtschaftsgüter sein. Ein GWG können Unternehmen im Jahr des Kaufs sofort abschreiben und müssen es auch nicht in das Bestandsverzeichnis aufnehmen.
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