Papierkram ade? Elektronische Rechnungsstellung mit "ZUGFeRD"

Die elektronische Rechnungsstellung hat sich bereits in vielen Branchen und Bereichen als überaus sinnvolle Alternative zur Papierrechnung etabliert. Kosten- und Zeitaufwand sinken, der Umweltschutz rückt verstärkt in den Fokus. Die GC-Gruppe unterstützt jetzt auch das Fachhandwerk mit der neuen Generation elektronischer Rechnungen.

Ihr Name ist Programm: ZUGFeRD. Die plakative Abkürzung steht für „Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland“ – und erleichtert die Arbeit des Fachhandwerks künftig spürbar. ZUGFeRD ist ein übergreifendes Format für elektronische Rechnungen, unterstützt vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie. Es ist Bestandteil der umfassenden eBusiness-Strategie der GC-Gruppe, mit der die Digitalisierung der Branche vorangetrieben wird und die Kunden durch unterschiedliche innovative Tools im Tagesgeschäft bestmöglich unterstützt werden.

Das neue einheitliche Rechnungsformat ZUGFeRD legt fest, wie Informationen in einer elektronischen Rechnung abgespeichert werden. Der Fachhandwerker erhält eine PDF-Datei, die gewohnt betrachtet werden kann, aber auch mit dem maschinenlesbaren, eingebetteten XML-Teil zur automatischen Buchung und Archivierung im System sichtbar ist. Zudem ist sie als rechtsgültiges Dokument anerkannt.

Die Vorteile der digitalen Bereitstellung von Rechnungsdaten auf einen Blick:

• Reduzierter Papierverbrauch schont die Umwelt und das Klima
• Keine langen Postlaufzeiten – Erhalt direkt nach Rechnungsstellung für hohe Planungssicherheit
• Entfall von Druck- und Portokosten
• Einscannen und Texterkennungsprozesse gehören der Vergangenheit an
• Rechnungen können direkt elektronisch geprüft und verarbeitet werden
• Rechnungsaufbewahrung nur noch in elektronischer Form erforderlich
• Als PDF-Dokument jederzeit les-, druck- und speicherbar 


Zu den weiteren Stärken von ZUGFeRD zählt die revisionssichere Archivierung. Die PDF-Datei und der Buchungssatz sind fest miteinander verknüpft. Alle wesentlichen Informationen der Rechnung sind als XML-Code in die PDF-Datei eingebettet und gehen automatisch in die Buchhaltung ein. Erkennungsfehler sind ausgeschlossen, da kein Scan mehr nötig ist. Eine rein elektronische Archivierung wird möglich.

Zudem kann mit ZUGFeRD der Eingangs- und Ausgangsprozess der Rechnungen weitgehend automatisiert werden. Manuelles Prüfen oder Scannen, etwa von Dokumenten, werden überflüssig, der Personalaufwand sinkt deutlich. Ressourcen, die für gewinnbringendere Prozesse und Tätigkeiten im Tagesablauf des Unternehmens frei werden.