Revisionssicher archivieren: So vermeiden Sie Ärger mit dem Finanzamt

Ein Unternehmer, der heute noch denkt, er sei mit sorgsam nach Geschäftsjahren aufgereihten Papierordnern oder einem Archiv aus gebrannten CDs, externen Festplatten oder USB-Sticks für eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt gewappnet, täuscht sich gewaltig.

Diese klassischen Ablage- und Speichermethoden sind für einen Unternehmer echte Stolperfallen bei der Archivierung, die im schlimmsten Fall zum Sturz mit folgenschweren Verletzungen führen – in Form von Verlust des Vorsteuerabzugs, einer Steuerschätzung oder sogar einer Strafzahlung. Doch so weit muss es nicht kommen. Schon die Umsetzung ein paar weniger, sehr wirksamer Maßnahmen mit überschaubarem Aufwand und geringem finanziellen Einsatz bringt Sicherheit und dient als Investition in die eigene unternehmerische Zukunft.

Was genau ist revisionssicheres Archivieren?

Revisionssicherheit nach den aktuellen gesetzlichen Vorgaben der „Grundsätze zur ordnungsgemäßer Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, bedeutet deutlich mehr als nur die technischen Gesichtspunkte der Umsetzung.

Vielmehr geht es um den gesamten organisatorischen Prozess der Archivierung. Darunter fallen die betrieblichen Abläufe, die Vollständigkeit der Daten und die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen.

Alle betrieblichen Prozesse sowie die Arbeitsweise müssen definiert, dokumentiert und nachvollziehbar sein. Um die rechtssichere Archivierung korrekt umzusetzen, gilt es, folgende Punkte zu beachten:

Die Daten müssen vollständig im Archiv vorhanden sein, das bedeutet, grundsätzlich müssen alle Aufzeichnungen mit Belegcharakter mit dem Zeitpunkt ihrer Erfassung unveränderbar abgelegt sein.

• Im Archiv gilt es, jede Änderung, so denn eine stattfindet, zu protokollieren. Haben mehrere Anwender Zugriff, muss deutlich ersichtlich sein, wer die Änderung wann vorgenommen hat. Zusätzlich muss das ursprünglich erstellte Dokument jederzeit aufrufbar sein. Diese Anforderungen lassen sich mittels Archivierung auf z.B. Festplatte oder USB-Stick nicht umsetzen.
• Zur Sicherheit des Gesamtverfahrens zählt auch, dass zum frühestmöglichen Zeitpunkt archiviert wird: Jede zeitliche Verzögerung von mehreren Tagen zwischen dem Eingang bzw. der Erstellung des Beleges und seiner laufenden Erfassung gilt beim Finanzamt bereits als bedenklich.
• Für einen Vertreter des Finanzamtes muss das gesamte Verfahren der Archivierung – sowohl technisch als auch organisatorisch – nachvollziehbar und überprüfbar sein.Die Aufbewahrungsfristen gelten bis zu zehn Jahren; entsprechend dürfen Unterlagen vorher nicht vernichtet werden.
• Gleichzeitig muss die Sicherheit der Daten generell und speziell vor missbräuchlichem Zugriff gewährleistet sein. Hierzu bieten sich im besonderen Maße sichere Cloud-Lösungen an. Dabei liegen die Daten nicht mehr auf den unternehmenseigenen Servern und sind damit geschützt vor lokalen Hacker- und Virenangriffen sowie auch vor Unfallschäden durch Brand oder Überflutung.

Aus der Erfüllung all dieser Anforderungen resultiert ein digitales, revisionssicheres Archiv. Was anfangs nach einem großen organisatorischen Aufwand aussieht, lässt sich mit der richtigen Software jedoch schnell und einfach umsetzen.

So hat zum Beispiel Lexware mit „Lexware archivierung“ eine Lösung auf den Markt gebracht, mit der speziell kleine Unternehmen und Freiberufler ihre Archivierung GoBD-konform, einfach und sicher erledigen können. Die Lösung ist dabei universell einsetzbar – sprich, die Dokumentenübernahme ins digitale Archiv erfolgt unabhängig von der verwendeten Software. Die Anwendung speichert die Daten – den deutschen Datenschutzbestimmungen entsprechend – sicher in einer in Deutschland gehosteten Cloud in Hochsicherheitszentren.

Kleine Unternehmen und Freiberufler sollten jetzt keinesfalls die Augen verschließen, sondern zügig – Schritt für Schritt – Maßnahmen zur Umsetzung der GoBD-Archivierungspflicht ergreifen. Der Einsatz spezieller Software ist dabei eine große Unterstützung. Die elektronische Archivierung von steuerrelevanten Daten sorgt in dem Zusammenhang nicht nur für Rechtskonformität, sondern hat auch große Vorteile: weniger Platz zur langjährigen Archivierung von Papierordnern und schneller, gezielter Zugriff auf alle Informationen zu jeder Zeit.

Am Ende steigt nicht nur die Sicherheit bei der Betriebsprüfung, sondern auch die Effizienz im Büroalltag – und damit lassen sich in der Regel auch noch Betriebskosten einsparen.