Elektronische Rechnungen kommen in der Breite an

Die elektronische Rechnung kommt in Deutschland immer schneller voran. Inzwischen versenden vier von zehn Unternehmen (43 Prozent) E-Rechnungen. Vor einem Jahr lag der Anteil erst bei rund einem Drittel (30 Prozent), vor drei Jahren war es nur jedes Fünfte (19 Prozent).

Vor allem in kleineren Unternehmen mit 20 bis 99 Beschäftigten hat die E-Rechnung einen kräftigen Schub bekommen. Hier hat sich der Anteil derjenigen, die Rechnungen in einem elektronischen Format verschicken, innerhalb von zwölf Monaten von 22 auf 43 Prozent fast verdoppelt. Das ist das Ergebnis einer Befragung von 502 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland im Auftrag des Digitalverbands Bitkom.

Was ist eine E-Rechnung?

Von einer E-Rechnung wird gesprochen, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt sowie empfangen wird und das Format eine automatische und elektronische Verarbeitung erlaubt. "Die elektronische Rechnungserstellung hat in der Corona-Pandemie ihre Vorteile besonders ausspielen können, auch weil sie sich perfekt für das Arbeiten im Homeoffice eignet", sagt Nils Britze, Bereichsleiter digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. "E-Rechnungen haben aber noch eine Vielzahl weiterer Vorteile: Sie sparen durch die automatisierte Übernahme in bestehende digitale Abrechnungssysteme Zeit und Kosten, sie lassen sich schneller und kostengünstiger zustellen und nicht zuletzt sind sie umweltfreundlicher als ein Versand auf Papier."

E-Rechnungen sind teilweise schon Pflicht

Zur Verbreitung von E-Rechnungen dürfte auch beigetragen haben, dass diese für Lieferanten des Bundes seit November 2020 verpflichtend sind. Unternehmen, die E-Rechnungen in strukturierten Formaten versenden, greifen dazu am häufigsten auf den EDI-Standard (57 Prozent) zurück, dahinter folgen ZUGFeRD (45 Prozent) und XRechnung (26 Prozent).

Allerdings gibt es weiterhin noch großes Potenzial für die E-Rechnung in Deutschland. So sind unstrukturierte Rechnungsformate wie die digitale Rechnung im PDF-Format (60 Prozent) oder die Papierrechnung (87 Prozent) nach wie vor weit verbreitet. Britze: „Eine Rechnung als PDF zu versenden ist schon besser als eine Papierrechnung, allerdings entfaltet die Digitalisierung des Rechnungsprozesses erst ihr volles Potenzial, wenn nicht allein das Papierformat in ein elektronisches Abbild überführt wird, sondern geeignete strukturierte Formate genutzt werden.“