Brandschutzdokumentation: Diese Apps sollten Planer kennen

Begehungsprotokolle, Mängel- und Brandverhütungsschauberichte, Gefährdungsbeurteilungen, Stellungnahmen und Gutachten, die Erfassung von Anlagen, die Planung und das Management von Wartungsmaßnahmen – die Anforderungsliste an Programme zur Brandschutzdokumentation ist lang und manchmal sehr speziell. Zudem werden an formal und inhaltlich korrekte Dokumentationen hohe Anforderungen gestellt.

Spezielle Apps unterstützen Sachverständige, Planer, Handwerker und Gebäudebetreiber durch strukturierte Abfragen, Automatismen und Vorlagen, die sich an Bauvorschriften, Richtlinien, Normen, Empfehlungen und Leitfäden orientierten. Das macht die Brandschutzdokumentation rationeller und sicherer.

Vorteile digitaler Brandschutzdokumentation

Planer und ausführende Unternehmen sollten den Zustand des baulichen und anlagentechnischen Brandschutzes von Gebäuden bei der Ausführung, Sanierung oder Instandhaltung stets dokumentieren. Schließlich kann schon kurz nach der Abnahme eine Brandabschottung durch eine unsachgemäße Kabel- oder Rohrdurchführung beschädigt werden. Kommt es dadurch zu Schäden, lässt sich die ordnungsgemäße Ausführung mit einem Foto schnell belegen.

Auch für Gebäudebetreiber bieten Dokumentationen mehr Rechtssicherheit, bei der Durchführung regelmäßiger Prüfintervalle. Digitale Dokumentationswerkzeuge unterstützen mit Checklisten die Brandschutzbegehung, die Organisation und Kontrolle von Brandschutzmaßnahmen und -anlagen.

Planer und Brandsachverständige können Brandschutzanlagen und -arbeiten einfacher inspizieren, auf mögliche Mängel untersuchen und diese dokumentieren. Mobile Softwarelösungen rationalisieren die Vor-Ort-Dokumentation, weil sie den zeitlichen, personellen und materiellen Aufwand minimieren. Dieser Aspekt spielt in der Praxis eine große Rolle, da brandschutzrelevante Details mit dem Baufortschritt später nicht mehr sichtbar sind.

Eine zeitnahe Dokumentation mit einfach bedienbaren, mobilen Werkzeugen, die eine unkomplizierte und flexible Vor-Ort-Dokumentation ermöglichen, ist deshalb besonders wichtig.

Was kann die mobile Brandschutzdokumentation?

Mobile Dokumentations-Apps basieren auf intuitiv bedienbaren Smartphones oder Tablet-PCs und deren integrierter Fotofunktion. Sie erübrigen das umständliche Hantieren mit Notizblock, Plan, Diktiergerät und Fotoapparat auf der Baustelle. Stattdessen werden Vor-Ort-Informationen direkt in Wort, Text und Bild digital erfasst und sofort Objekten, Geschossen, Räumen und Beteiligten zugeordnet.

Da auch rechtliche Aspekte zu beachten sind, unterstützt die Software Anwender auch beim Erstellen richtlinien- und rechtskonformer Unterlagen oder der Verfolgung von Fristen. Neben Fotos können auch gescannte Pläne, Planausschnitte, Dokumente, teilweise auch Sprachnotizen oder Videosequenzen eingebunden werden.

Aus den erfassten Daten lassen sich über individuell anpassbare Vorlagen Berichte, Protokolle oder Reports generieren und per E-Mail versenden. Fristen können zur Terminüberwachung an einen Terminkalender, z. B. Microsoft Outlook, übergeben werden.

Werden die Daten auf Cloudservern abgelegt, sind Zugriffsberechtigte stets auf dem neuesten Stand. Die erfassten Daten können von den Beteiligten – entsprechend ihrer in der Benutzerverwaltung zugewiesenen Rechte – angezeigt, aktualisiert, ergänzt oder ausgewertet werden. Verantwortliche können stichprobeartig den Ausführungsstand überprüfen und auch die Abstimmung zwischen Planer, Installateur, Bauherr und Brandschutzbehörde wird einfacher.

Mit der digitalen Dokumentation entsteht außerdem sukzessive eine Informationsdatenbank, die in der Bau- und Nutzungsphase wichtige Fragen beantworten kann: Wer hat welche Mängel wann beseitigt? Wann müssen welche Instandhaltungsarbeiten durchgeführt werden? Was ist wann gewartet oder ausgetauscht worden? Diese Daten können auch später für die Beweissicherung, Gewährleistungsdokumentation oder für Statistiken und zur Qualitätsverbesserung und ggf. zur Lokalisierung bei für Produktrückrufen genutzt werden.

Welche Lösungen gibt es auf dem Markt?

Inzwischen wird eine Vielzahl mobiler Dokumentationslösungen angeboten. Sie bestehen meist aus einer auf mehreren Smartphones oder Tablet-PCs installierbaren App für die mobile Datenerfassung und einer stationären Bürosoftware. Damit werden der Bestand und Aktivitäten an Ort und Stelle digital dokumentiert, die mobil erfassten Informationen anschließend am Büro-PC ausgewertet und verwaltet.

Bei vielen Lösungen liegt der Schwerpunkt auf der Aufnahme, Beschreibung, Zuordnung und Verwaltung von Mängeln. Einige wurden für spezielle Tätigkeiten und Bereiche erweitert, etwa die Dokumentation des Brandschutzes, die Kontrolle der Arbeitssicherheit oder die Sammlung von Daten für den Gebäudebetrieb.

Die meisten Programme sind sowohl für ausführende Gewerke, wie Elektriker, SHK-Betriebe, Trockenbauer oder Montageunternehmen für Brandschutzelemente als auch für Planer, Bauleiter und Brandschutzbeauftragte, Gebäude- und Anlagenbetreiber geeignet. Praktisch alle Lösungen sind produktübergreifend und verfügen über eine entsprechende Produktdatenbank oder ermöglichen eine individuelle Erweiterung.

Die Anzahl der Nutzer oder zu erfassenden Objekte und Elemente ist in der Regel unbegrenzt, außer bei funktional „abgespeckten“ Produktvarianten. Apps für die mobile Datenerfassung sind wahlweise auf Windows-, iOS- oder Android-Mobilgeräten lauffähig, in der Regel kostenlos und auf beliebig vielen Endgeräten installierbar, sodass auch eine spontane Erfassung mit einem auf der Baustelle gerade verfügbaren Mobilgerät möglich ist.

Die stationäre Büro-Anwendung läuft meist unter Windows oder es handelt sich um eine plattformunabhängige Weblösung. Die Preise für Dokumentationsprogramme liegen zwischen 900 und mehreren 1.-000 Euro. Bei webbasierten Lösungen kommen zur Monatsmiete ab etwa 25 Euro teilweise noch Zusatzkosten für die Online-Datenhaltung und -archivierung hinzu.

Wie unterscheiden sich die Produkte?

Die Unterschiede beginnen bereits beim Software-Konzept: Handelt es sich um eine konventionelle, auf dem Büro-PC zu installierende, unter Windows laufende Software (On Premises), die ergänzt wird durch eine iOS- oder Android-App für die mobile Datenerfassung vor Ort? Oder ist es eine Cloudlösung (SaaS), die auf allen Hardware- und Betriebssystemplattformen läuft?

Eine Büro-PC/App-Kombination setzt eine Installation, Konfiguration und regelmäßige Aktualisierung der Software sowie einen Datenabgleich zwischen App- und Büro-Software voraus. SaaS-Lösungen erfordern weder Software-Updates noch einen Datenabgleich, da alle Anwendungsdaten global von einem zentralen Cloud-Server abgerufen werden. Einige Lösungen ermöglichen optional eine Datenhaltung auf lokalen Servern.

Alle Produkte sind in der Lage, die brandschutztechnische Situation auf der Baustelle zu dokumentieren. Unterschiede gibt es unter anderem in Bezug auf die Einsatzbereiche. Sie reichen von der Erstellung von Begehungsprotokollen, Mängelberichten, Checklisten, Brandverhütungsschauberichten, Gefährdungsbeurteilungen oder Stellungnahmen und Gutachten, bis hin zum Wartungsmanagement oder der CAFM-konformen Erfassung von Brandschutzobjekten, inklusive aller Informationen zum Bauteil, zu Prüfintervallen, Kontrollterminen, Zulassungserklärungen etc.

Wie wird erfasst und ausgewertet?

Unterstützt wird die Erfassung durch vorgefertigte, individuell anpassbare Bericht- und Text-Vorlagen. Lassen sich auch die Erfassungsmasken modifizieren, kann man auch das Programm flexibel an individuelle Aufgaben anpassen, etwa an das Wartungsmanagement. Dann sollten auch beliebig viele Attribute oder Dokumente ergänzt, Geräte- und Messdaten erfasst werden können und so weiter.

Die Erfassung von Mängeln wird meist durch eine vorgefertigte Mängeldatenbank vereinfacht, die auch Checklisten, Terminvorgaben und eine automatisierte Fristenverfolgung enthält. Fotos von Mängeln können über vorgefertigte Textbausteine oder individuell kommentiert werden und samt Standort und teilweise auch mit Blickrichtung im Plan verortet werden. Symbole und Piktogramme weisen im Plan auf die Art der Objekte hin.

Auch die Spracheingabe unterstützen einige Programme bei vorhandener Internet-Verbindung, beispielsweise per Google Docs oder Siri, indem die Audiodaten direkt in editierbare Textdaten umgewandelt werden.

Bei der Inspektion und Wartung ermöglichen QR- oder Barcodes, GPS-Daten und Planverortungen eine eindeutige Kennzeichnung und Lokalisierung von Bauteilen. Durchgeführte Prüfungen und Abnahmen können teilweise mit digitaler Unterschrift auf dem Smartphone oder Tablet-PC bestätigt werden.

Auch hinsichtlich der enthaltenen Brandschutzsymbole, Brandschutzprodukte oder Textbausteine und deren Aktualisierung sowie der Dokumentations-, Auswertungs- und Reportfunktionen unterscheiden sich die Produkte deutlich. Einige Programme enthalten beispielsweise alle VdS-Textvorlagen, Checklisten und Protokolle inklusive kompletter Brandschutz-Symbolik nach DIN EN ISO 7010, DIN 4844-2 oder DIN 14 034-6. Bei anderen Programmen muss man sich alles individuell zusammenstellen.

Wichtig ist auch, welche Funktionen und Automatismen die Software für die anschließende Weiterbearbeitung, Verwaltung, Auswertung und Reporterstellung bereithält. Zur Auswertung sollte unter anderem die Möglichkeit gehören, Mängel projektübergreifend in Form revisionssicherer PDF-, DOC(X)- oder XLS(X)-Berichten auszugeben. Damit lassen sich beispielsweise offene Mängel aus verschiedenen Baustellen ein- und desselben Unternehmens herausfiltern und andere Statistiken erstellen.

Eine Such- und Filterfunktion sollte auch chronologische Auswertungen ermöglichen. Wichtig bei mobilen App-, respektive Online-Lösungen ist, dass sie auch offline funktionieren, weil eine Online-Datenverbindung beispielsweise in Kellergeschossen nicht immer verfügbar ist.

Dieser Beitrag von Marian Behaneck ist zuerst erschienen in TGA Fachplaner 09/2021. Fachberichte mit ähnlichen Themen finden Sie im TGAdossier TGA-Software.