So können Planer ihre Tätigkeiten optimal abrechnen

Immer wieder kommt es in der Praxis zu Unsicherheiten, wie besondere Planungs- und Beratungsleistungen korrekt oder auf welcher Grundlage planerische Leistungen optimal abgerechnet werden können. Honorarberechnungen nach der Verordnung über die Honorare für Architekten- und Ingenieurleistungen (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure – HOAI [1, Literatur am Ende des Artikels] sind deshalb manchmal fehlerhaft oder Honorarpotenziale werden nicht optimal ausgeschöpft.

Mit HOAI-Programmen können Planer anhand von Variantenrechnungen prüfen, auf welcher Grundlage planerische Tätigkeiten optimal honoriert werden können. Allerdings sind Programme wie HOAI nur technische Hilfsmittel – das Wissen und Know-how rund um die Honorarermittlung und Rechnungsstellung muss der Anwender mitbringen.

HOAI Rechner Software: Rechtssicher und nachvollziehbar

HOAI-Software wird für Angebote, Berechnungen, Einzel-, Abschlags- und Schlussrechnungen, für die Vor-, Zwischen- und Nachkalkulation von Aufträgen sowie teilweise für das Mahnmanagement eingesetzt. Die Abrechnung von Planungsleistungen orientiert sich an der aktuellen HOAI 2013 sowie an der vorhergehenden sechsten Novelle (HOAI 2009), teilweise auch an früheren Novellierungen, bei Bedarf auch kombiniert.

Neben allen Leistungsbildern nach HOAI (Flächen-, Objekt- und Fachplanung sowie Beratungsleistungen) können teilweise auch Honorare für Leistungsbilder außerhalb der HOAI ermittelt werden, etwa im Rahmen der Projektsteuerung, Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordination (SiGeKo), Energieberatung nach EnEV oder der Erstellung von Brandschutzkonzepten.

Eine AHO-Berechnungsfunktion ermöglicht die Abrechnung bei von der HOAI nicht oder nur unzureichend erfassten Leistungsbildern. Einige Programme berücksichtigen darüber hinaus auch die Richtlinien für die Beteiligung freiberuflich Tätiger (RifT).

Da die Bewertung einzelner Leistungen einer Leistungsphase bei der Honorarermittlung eine immer größere Rolle spielt, sind in einigen HOAI-Programmen auch Teilleistungstabellen oder Honorartafeln von Siemon, Simmendinger oder Flemming für die Berechnung besonderer Leistungen oder bei der Beauftragung von Einzelleistungen enthalten. Wie umfassend die Abrechnung individueller Leistungsbilder unterstützt wird, ist ein wichtiges Software-Unterscheidungsmerkmal.

Honorar Schritt für Schritt nach HOAI berechnen

Honorarangebote oder -rechnungen lassen sich frei, über selbsterklärende Dialogfenster oder mit einem Assistenten bzw. mit Software Schritt für Schritt erstellen. Letzteres hat den Vorteil, dass keine Punkte, die zur Berechnung erforderlich sind, übersehen werden. Zunächst müssen in den Projektdaten die Leistungsbilder, die anrechenbaren Kosten, die Leistungsphasen, vereinbarte und erbrachte Anteile, die Honorarzone, der Honorarsatz und gegebenenfalls besondere Leistungen, Zu- und Abschläge oder Nebenkosten festgelegt werden.

Zu den weiteren Eingabedaten für die Rechnungsstellung zählen Angaben über mögliche Pauschal-, Zeit-, Bonus- oder Malushonorare, mitzuverarbeitende Bausubstanz (mvB) oder Umbauzuschläge. Anrechenbare Kosten lassen sich pauschal oder mithilfe einer integrierten Kostenermittlung nach DIN 276 detailliert bestimmen. Bei Bedarf stellt das Programm für jedes Leistungsbild alle HOAI-Bewertungsmerkmale zur Ermittlung der Honorarzone bereit.

Für die Honorarberechnung bzw. Rechnungsstellung sind alle Paragrafen und -Anlagen nach der HOAI integriert, die zur prozentualen Aufteilung nach Leistungsphasen führen. Anhand des gewählten Paragrafen werden die Standard-Prozentsätze vorgeschlagen, wobei zu jeder Leistungsphase ein abweichender Prozentsatz hinterlegt werden kann.

Für die Rechnungserstellung müssen ergänzend die Fertigstellungsgrade der einzelnen Leistungsphasen angegeben werden. Daraus – und aus eventuellen Zuschlägen oder bereits gestellten Rechnungen – ermittelt das Programm das aktuelle Honorar nach der HOAI und erstellt aufgrund der gewählten Vorlage eine prüffähige Einzel-, Abschlags- oder Schlussrechnung.

Auch Skonti, Nachlässe, Sicherheitseinbehalte oder Mahngebühren können verwaltet und in der Rechnung transparent und nachvollziehbar aufgelistet werden. Sofern mit dem Auftraggeber ein Sicherheitseinbehalt vereinbart wurde, etwa bei öffentlichen Auftraggebern, kann dafür der Prozentsatz oder ein Betrag eingegeben werden. Neben Sicherheitseinbehalten werden auch Sondervereinbarungen ebenso wie Zuschläge, besondere Leistungen, Nebenkosten und weitere vertragliche Besonderheiten berücksichtigt.

Reporting und Mahnmanagement

Auswertungs- und Reporting-Funktionen mit grafischen Übersichten zu Zahlungseingängen, offenen Posten, Restauftragsbeständen etc. zeigen auf einen Blick, ob Projekte wirtschaftlich rundlaufen und wo Handlungsbedarf besteht. Über die korrekte Honorarabrechnung hinaus kümmern sich HOAI-Programme auch darum, dass Planer Rechnungsausgänge und Honorareingänge im Blick behalten.

Säumige Kunden werden vom integrierten oder optionalen Modul Mahnmanagement in einer Offene-Posten-Liste geführt und durch rechtsverbindlich formulierte, mehrstufige Mahnungen an abgelaufene Zahlungstermine erinnert. Bereits in Rechnung gestellte Honorare werden automatisch aufgelistet. Dabei werden alle Abrechnungsarten berücksichtigt, alle eingegangenen Zahlungen, Stornierungen oder Skonti kontinuierlich und projektbezogen verfolgt.

Wurde mit dem Auftraggeber ein Zahlplan vereinbart, kann man zusätzlich den termingerechten Eingang von Abschlagszahlungen prüfen. Ob als Einzel-, Abschlags-, Teilschluss- oder Schlussrechnung – Software für die HAOI berücksichtigen alle Abrechnungsarten und verfolgen projektbezogen alle eingegangenen Zahlungen, Stornierungen oder Skonti. Auch Sicherheitseinbehalte oder Sondervereinbarungen werden verwaltet, ebenso wie Zuschläge, besondere Leistungen oder Nebenkosten.

Offene Posten, Jahresumsatz und die Summe der Rechnungen pro Monat mit der Rechnungsübersicht können ebenso abgerufen werden. Offene oder bezahlte Rechnungen können sortiert und beliebig gefiltert werden, um beispielsweise einzelne Projekte auszuwerten oder einen Rechnungszeitraum einzugrenzen. Um Honorarberechnungen, -abrechnungen und -auswertungen vor unbefugtem Zugriff zu schützen, kann für das Programm ein Benutzerpasswort festgelegt werden.

Rechnungen als Visitenkarte

Auch die Dokumentgestaltung spielt eine wichtige Rolle, denn auch Angebote und Rechnungen sind Visitenkarten eines Planungsbüros. Da die Erstellung der Angebote, Rechnungen oder Mahnungen auf einem integrierten Texteditor oder einem externen Standard-Textverarbeitungsprogramm basiert, können die Dokumente mit individuellen Zusatztexten oder Formatierungen sowie dem eigenen Firmenlayout und -logo versehen werden.

Die Honorarberechnung wird in die programminterne Textverarbeitung geladen respektive als TXT-, RTF- oder DOC-Datei exportiert und mit anderen Programmen weiterbearbeitet. In der Regel werden die Honorarberechnungen an das Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word übergeben, wo man sie individuell gestalten kann. Vordefinierte Standard- und individuell modifizierbare Druckformatvorlagen sorgen dafür, dass alle Angebote, Rechnungen oder Mahnungen den jeweiligen Büro-Layoutvorgaben entsprechen. So können das Seitenlayout definiert, im Briefkopf das Büro-Logo abgebildet, Schriftarten, Formate und Farben bestimmt werden.

Zusätzlich können die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bzw. die Steuernummer und Bankverbindung für die Rechnungsstellung eingegeben werden. Ob der Anwender damit in der Lage ist, das Corporate Design des gedruckten Firmen-Briefpapiers exakt „nachzubauen“, hängt vom Programm ab. Eine zoombare Druckvorschau ermöglicht eine zeit- und papiersparende Korrektur des Layouts. Um eigenes Firmen-Briefpapier nutzen zu können, sollte wahlweise auch ein Ausdruck ohne Briefkopf und Steuernummern möglich sein. Zusätzlich zu den Textformaten lassen sich die Dokumente in den Datenformaten XLS (Excel), PDF oder HTML digital ausgeben.

Große Bandbreite von Softwarelösungen für HOAI

Von Online-Schnellrechnern oder Excel-Berechnungstools über Berechnungs-Apps – bis hin zur netzwerkfähigen HOAI-Bürosoftware oder browserbasierenden Weblösung reicht die Bandbreite von HOAI-Softwarelösungen. Kostenlose Online-Schnellrechner von BauerSoftware und anderen Anbietern ermöglichen entweder eine unlimitierte oder auf bestimmte Leistungsgruppen und/oder Baukosten- respektive Honorarsummen beschränkte Honorarberechnung, die teilweise auch Zuschläge, besondere Leistungen oder Nebenkosten berücksichtigt.

Unter den mobilen Betriebssystemen Android oder iOS laufende Apps für HOAI ermöglichen eine Abschätzung der Honorarhöhe vor Ort, zum Beispiel während einer Besprechung mit dem Bauherren. Weitaus umfangreicher ist die Funktionspalette eigenständiger, separat laufender Lösungen und / oder in Büro-/Projektmanagement-Software integrierter HOAI-Programme.

Letztere bieten mehrere Vorteile – so kann der Anwender auf vorhandene Stammdaten oder Projektinformationen zurückgreifen und muss entsprechende Daten nicht mehrfach eingeben. Ist die HOAI Rechner Software beispielsweise in eine Büromanagement-Lösung eingebunden, lassen sich Adressdaten übernehmen, Budgets kontrollieren, Umsatzprognosen oder Soll-/Ist-Analysen erstellen.

Sind auch Dokumentenmanagement-Funktionen integriert, kann man auch Angebote, Rechnungen oder Mahnungen komfortabel suchen und archivieren. Ein weiterer Vorteil integrierter Software ist, dass sich Anwender nicht ständig auf ein anderes Bedienungskonzept umstellen müssen. Die Preise von separaten oder integrierten HOAI-Programmen liegen zwischen 70 und 750 Euro (Einzelplatz).

HOAI-Software sollte flexibel sein

HOAI-Software unterscheidet sich in vielen Details – so werden beispielsweise komplexe Leistungsbilder und individuelle Vereinbarungen, Auswertungs- und Reportingfunktionen oder das Mahnmanagement unterschiedlich unterstützt. Auch die seit 2015 geltenden GoBD-Grundsätze zur elektronischen Buchführung oder der ZUGFeRD-Standard für E-Rechnungen sind nicht in allen Programmen integriert.

Bei der Auswahl sollte man darauf achten, dass die Software flexibel ist und auch individuelle und komplexe Leistungsprofile abrechnen kann, denn vieles, was TGA-Fachplaner, Brandschützer, SiGe-Koordinatore oder Energieberater leisten, geht über Standard-Leistungen hinaus. Wer die Spielräume bei der Honorarabrechnung nutzen und seinen Honorarrahmen optimal ausschöpfen will, sollte sich allerdings nicht nur mit Software-Funktionen, sondern auch mit Honorarfragen gut auskennen.