Automatisches Rechnungsmanagement: Datev-FiBu-Schnittstelle inklusive Belegbild
Für viele Handwerksbetriebe ist die Finanzbuchhaltung ein rotes Tuch. Viele lagern sie deshalb an externe Fachleute wie z.B. deren Steuerberater aus, nehmen für die kaufmännischen Tätigkeiten spezielle Software für Handwerker zu Hilfe oder setzen auf eine Kombination aus Software und Steuerberater. Ein klassisches Problem ist hier, dass es für einen Steuerberater schwer ist, Buchungen zu überprüfen, wenn das entsprechende Belegbild fehlt.
Hier setzt die neue Lösung der KWP Informationssysteme GmbH an. Das bayerische Software-Unternehmen bietet nun als erster Hersteller für Handwerker-Software eine Datev-FiBu-Schnittstelle inklusive Belegbild an: die Datev Beleg2Buchung. Mit der Schnittstelle schließt der Hersteller der Handwerker-Software „kwp-bnWin.net“ eine Lücke zwischen Branchen-Software, mit deren Hilfe Handwerker ihre vorbereitende Buchhaltung selber machen können und deren Steuerberater, damit diese die für die Steuererklärung benötigten Daten unkompliziert erhalten können. Das Novum der Lösung Beleg2Buchung ist der zu den elektronischen Buchungssätzen passende Quell-Beleg, der sich per Knopfdruck anzeigen lässt.
Dafür werden aus dem vorgelagerten System kwp-bnWin.net die Buchungssätze der Ein- und Ausgangsrechnungen exportiert. Zu jedem Buchungssatz wird auch der elektronisch archivierte Beleg als PDF nachgelesen und zugeordnet. Buchungen und PDF-Dateien werden dann in einer Container-Datei zusammengefasst, vergleichbar dem klassischen Buchhaltungsordner. Per Datev Unternehmen-Online wird anschließend der elektronische „Buchhaltungsordner“ ins Datev Rechenzentrum GoBD-konform übertragen und archiviert. Der Steuerberater hat nun sofortigen und komfortablen Zugang zu den Daten. Per Knopfdruck kann er sich zu jeder Buchung sofort den Quell-Beleg anzeigen lassen.
„Immer wieder wurden wir von den Handwerksbetrieben und deren Steuerberatern angesprochen, ob wir nicht noch zu den elektronischen Buchungssätzen der Ein- und Ausgangsrechnungen auch die zugehörigen Belege als PDF übermitteln können“, sagt Christian Scheubeck, Entwicklungsleiter der KWP Informationssysteme GmbH und erklärt: „Zusammen mit den Kollegen der Datev haben wir nach Lösungsmöglichkeiten gesucht und als Ergebnis die Kombination Beleg2Buchung entwickelt.“
